De afdeling archivering van het ministerie van Onderwijs heeft wat uit te leggen. Jarenlang bewaarde het ministerie van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) mails van (oud-)bewindspersonen op een enkele usb-stick. Dat ontdekte Follow The Money. De mails moeten worden bewaard om na 20 jaar te worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Pijnlijk detail: het Archief is een agentschap van uitgerekend dit ministerie. 

10 jaar aan mails van ministers toen en nu, staatssecretarissen en sommige correspondentie van ambtenaren. Alles was opgeslagen op een tweetal usb-sticks in een kluis ergens in Den Haag. Daar kwam vorig jaar nog een harde schijf bij, maar alles was maar één keer opgeslagen. En naar de eerste regel van dataopslag werd niet eens omgekeken: nergens werden backups van gemaakt. 

 Tot ontsteltenis van Archiefwetenschapper Charles Jeurgens. ''Ik vind het gek als iets maar op een plek wordt bewaard. Dat is kwetsbaar. Volgens mij leren we als particulier al heel snel dat het handig is om gegevens op twee verschillende plekken te bewaren.'' De lakse archivering is al helemaal pijnlijk als je ziet hoe het verder met de informatiehuishouding van het Rijk gesteld is. Talloze sms'jes die op wonderlijke wijze verdwijnen en bewijsstukken in de Toeslagenaffaire die niet konden worden teruggevonden. 

Afgeraden door Nationaal Archief

De archiveringsaanpak van het ministerie wordt door het Nationaal Archief sterk afgeraden. Sinds vorig jaar wenst het NA gearchiveerde bestanden alleen nog maar digitaal te ontvangen. Dit omdat de technologie snel verandert. Zo snel dat er niet vanuit kan worden gegaan dat usb-sticks over 20 jaar nog leesbaar zijn en dat er dan überhaupt nog veel gebruik wordt gemaakt van usb.

Inmiddels is de kwetsbaarheid ook doorgedrongen tot het ministerie, bericht FTM. Recent besloot OCW de e-mails te verplaatsen naar een digitale opslag. Zodat ze dan 'beter bewaard blijven'. Ministeries mogen zelf bepalen hoe ze de archivering regelen. Volgens het onderzoeksplatform zijn er meer ministeries die usb-sticks gebruiken, maar worden ze daar alleen ingezet voor de backup van de backup.